监理资料是履行监理合同、实践监理规划的具体表现，是评定监理工作、界定监理责任的原始记录，是真实反映工程过程控制的工作，是工程实施情况的汇总，是监理工作质量的体现，也是各行政主管部门对监理工作检查的一项重要内容。
一、监理文件的质量要求
1、由项目监理部发出的文件必须为原件。由业主、设计院或者其他单位产生的资料可以为复印件。
2、文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。
3、文件应采用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料，不得使用易褪色的书写材料。复印件应清晰，便于识别。
4、文件应字迹清楚、图样整洁，签字盖章手续完备。要求监理人员在签字或行文时字迹工整、清晰，便于识别，同时监理人员也应要求施工单位报送的资料的清晰，便于识别。
5 、 文件中的文字材料幅面尺寸规格统一为A4幅面（297㎜×210㎜），即为常用的打印纸大小。大于A4幅面的材料应统一折叠成A4幅面，小于A4幅面的材料应将文件粘贴到A4纸上。同时要求施工单位报送的资料为A4大小。
二、监理资料的基本内容
（一）监理资料的分类：分内业资料、过程资料和监理部管理资料。内业资料和过程资料由监理部收集、整理，工程完工后必须移交公司。管理资料由监理部在项目实施过程中必须建立，不作为归档资料，工程完工后由总监保管。
（二）监理内业资料
1、合同文件
1.1监理委托合同
包含：合同副本和补充协议，要求：原件。
1.2施工招投标文件及合同
包含：招标文件，投标文件（商务标、技术标），中标通知书，施工合同
要求：可以是复印件
1.3分包合同及资质审查资料
包含：分包合同，A3《分包单位资格报审表》，分包单位的资质材料及业绩材料（含：营业执照，资质证书，特殊行业许可证，管理人员、特种作业人员的证书复印件）
要求：A3表为原件，有专业监理工程师和总监的审查意见，审查意见明确；审查分包单位的资质证书及人员证书时应核对证书原件，在审查意见中应说明已核对原件。
2 、 监理部人员资料
2.1监理部人员任命及组成文件
包含：总监任命书，总监代表授权委托书，监理部成立文件，监理部成员构成表，监理人员流动资料，监理部人员职称证书、监理资格证书、监理岗位证书、见证取样证书。
要求：证书应为复印件，其他资料应为原件。
2.2监理进场确认表
要求：监理人员第一次进场时，由总监填写此表，业主签字盖章确认。业主1份，项目监理部1份，质量技术部1份。
3 、 监理指导文件
3.1监理规划
包含：①工程项目概况②监理工作范围、内容、目标③监理工作依据④监理组织形式、人员配备计划、监理人员岗位职责⑤监理工作制度⑥工程质量控制⑦工程造价控制⑧工程进度控制⑨安全生产管理的监理工作⑩合同与信息制度⑪组织协调⑫监理工作设施⑬旁站、监理细则的编制计划等13项内容。
要求：
（1） 监理规划与工程相适应，有针对性。
（2）对具体内容要求
监理工作目标：有明确的工作目标，包括质量控制目标，进度控制目标，投资控制目标
监理工作依据：依据应明确，列出所执行法律法规、规范标准、合同的名称，不可简述为“执行现行的法律、法规、规范标准”
项目监理结构的组织形式：项目监理的质量管理体系框图，监理机构框图，监理部配备的人员一览表
项目监理机构的人员岗位职责：包含总监、总监代表、监理工程师、监理员岗位职责
监理工作程序：应有流程图
监理工作方法与措施：有三控制监理方法与措施，安全监理措施
（3）监理规划采取审批制度，由总监编写，经质量技术部审核，技术负责人批准才可执行。
（4）如监理工作的实际情况或条件发生重大变化时，应及时修改规划，由总监修改，仍需经质量技术部审核，技术负责人批准。
（5）监理规划有编、审、批三人的签字，并盖有公司“工程监理专用章”。
（6）监理规划发放范围：监理部留存一份，建设单位一份，公司质量技术部备案一份
3.2监理实施细则
包含：专业工程的特点，监理工作的流程，监理工作的控制要点及目标值，监理工作的方法及措施
要求：
（1）与工程相适应，符合监理规划；有专业特点，详细具体，强调有可操作性。
（2）细则应在相应工程施工开始前编制完成，采取审批制度，由专业监理工程师编写，经总监审批，才可执行。
（3）监理细则应有编、审二人的签字，并盖有“监理部章”。
（4）监理细则使用范围：监理部留存一份，公司质量技术部备案一份。
3.3旁站监理方案
包含：旁站监理范围，内容，程序，旁站监理人员职责，对旁站记录的要求及列出旁站工作计划。
要求：
（1）编制时间：在编制监理规划时，应当编制旁站监理方案，由专业监理工程师编写，经总监审批，才可执行。
（2）旁站监理方案应与工程相适应，有工程特点。
（3）房建工程旁站范围按照《房屋建筑工程施工旁站监理管理办法》的规定，市政等其他工程可参照执行。
（4）旁站监理方案应有编、审二人的签字，并盖有“监理部章”。
（5）旁站监理方案使用范围：监理部留存一份，其中旁站计划脚施工单位一份，如有特殊要求脚建设单位、监督站一份。
4 审批文件
4.1工程开工报审文件
包含：A1《工程开工/复工报审表》，开工报告，证明文件（含有：计委项目批文、规划许可证、施工许可证、质量监督计划书、管理人员、特殊工种资格资料等），表A.0.1《施工现场质量管理检查记录》
要求：
（1）开工报审文件为原件， 证明文件应收集齐全。
（2）总监应做出明确的审查意见，“同意开工，并明确具体开工日期”
4.2施工组织设计、方案报审文件
包含：A2《施工组织设计（方案）报审表》和相应的施工组织设计、方案
要求：
（1）查看施工单位的编、审、批的签字、盖章等手续是否完善。
（1）监理重点审查施工单位现场项目管理机构的质量管理体系、技术管理体系和质量保证体系以及安全技术措施和施工现场临时用电方案。审查时注意方案是否符合工程建设强制性标准，是否合理，是否影响工程的造价和施工安全，结合实际情况把不符合强制性标准的安全措施，不合理的进度安排、组织措施都提出来，要求施工单位重报。
（2）根据工程需要，要求施工单位及时上报专项施工方案，如：基坑支护、土方开挖、模板工程、脚手架工程、冬期施工等专项方案。
（3）施工组织设计（方案）应经专业监理工程审查，总监签认，监理审查意见应全面且明确，审查意见闭合。如一次审查不能通过，应要求施工单位重新报审，监理保留A2表和最终确定的施工组织设计、方案。
（4）施工单位对已批准的施工组织设计修改时，监理工程师应再次审查，总监应签认。
5 监理通知及联系单
要求：使用B1《监理工程师通知单》，A6《监理工程师通知回复单》，C1《监理工作联系单》。监理行文严谨，适当，及时，有编号，监理通知应有回复，回复应及时，回复内容应闭合，监理有复查意见。《监理工作联系单》建设、施工、监理等单位均可以使用。
6 信息管理文件
6.1监理日志
包含：工程内所有专业的监理日志。
要求：按照公司《监理日志填写指南》进行记录。根据实际工作如实记录。
（1） 每工作日内有记录，总监审阅
（2）以监理角度记录监理工作情况，首先简述工程形象进度，现场大致情况，然后详细记录监理工作情况“检查了……，验收了……，发现了……问题，预见了……问题，如何处理，处理结果，发了……文件，开了……会议，……”监理日常工作》“和突发事件等。
（3）日记内容应闭和
6.2旁站记录
包含：《监理旁站计划及实施情况表》，《旁站记录》，《砼浇注值班记录》
要求：按照公司《房建工程施工阶段旁站指南》和《旁站监理方案》中旁站控制要点记录旁站时的“监理情况”，《砼浇注值班记录》设计内容较全面，填写较简单可作为旁站记录的附件。
6.3监理月报和信息传递
要求：按公司统一的月报表格填写，应反映工程整体情况。信息传递反映监理部情况。
6.4会议记录、纪要
包含：会议记录、会议纪要和签到表
要求：
（1）第一次工地例会和监理交底会议应形成会议纪要，该纪要有建设、施工、监理三方的签认。
（2）必要时在有些部位的监理也可做专项监理交底（如：基础施工、装饰施工、大型安装施工或特殊部位施工）。
（3）定期有监理主持的例会，形成会议纪要，纪要中反映监理提出的意见、建议和看法等。及时发放到各个单位。
6.5来往函件、专题报告
要求：行文严谨，适当，及时，处理问题得当。
6.6各种台帐
包含：测量核验台帐；工程材料、构配件、设备报审台帐；检查试验台帐；工程验收台帐。
要求：
（1）测量核验台帐：记录按测量核验发生的时间顺序填写，“检查结果及存在问题”栏填写此次核验的结论，应能反映出1个部位的测量成果经多次核验才合格的情况。
（2）工程材料、构配件、设备报审台帐：材料按不同种类分别列表记录（含土建、安装材料），“设备”记录分2个内容记，①施工单位进场的机具②为构成该工程一部分的设备，“报验情况”填写此次报验的结论，应能反映出1种材料、构配件、设备经报验检查出不合格，经双倍取样合格或仍不合格的情况。
（3）检查试验台帐：该表仅记录功能性试验（含结构、安装试验）和砼试块、砂浆试块和钢筋焊接等试验，“试验结果”填写此次试验的结论，应能反映出1种试验经多次试验才合格的情况。
（4）工程验收台帐：分专业（土建、安装）、按时间顺序记录，“检查结果及存在问题”填写此次报验的结论，应能反映出1道工序经多次报验才合格的情况
（5）台帐记录的内容应与实际报验相对应，填写应及时。
6.7收发文记录
要求：收发文都应有记录。监理产生的文件发出去，要有接受单位和接受人的签字。如文件接受人不愿意签字，监理应注明。
7 监理工作总结
7.1监理工作总结
包含：阶段性工作总结和总结性工作总结。
要求：按照公司《监理工作总结编写指导书》，由总监编写，质量技术部审查，技术负责人批准。
7.2质量评估报告
要求：以文字形式叙述工程质量情况，可附有相关数据，对工程质量有明确的意见，由总监编写，技术负责人审批。
7.3竣工验收报告，备案资料
要求：总监应及时收集，向公司归档。
7.4监理业务手册
要求：按照公司《监理业务手册填写要求》，工程质量评估报告提出后由总监填写，有建设单位意见并盖章，有监督站意见并盖章。
8 其它文件
（三）监理过程资料
1 勘察设计文件
1.1工程地质勘察报告
1.2施工图纸
要求：保证图纸的完整和清洁
1.3设计图纸审查意见书
要求：建委审图办出的设计图纸审查通过的证明资料。
1.4设计交底及图纸会审资料
要求：为原件，图纸会审记录有建设、监理、施工、设计等单位的签字、盖章。
1.5工程变更资料
要求：工程变更应使用C2表《工程变更单》，监理对任何一方提出的变更应有相应意见，将工程变更的内容在蓝图上标注。
2 质量控制资料
要求：各专业（土建、安装）的质量控制记录
2.1测量核验记录
要求：使用A4表《报验申请表》，监理测量复核的数据应在施工单位的报验单上标注，能反映出测量偏差，监理审查的意见应明确。记录中各方的签字盖章手续齐全。
2.2见证取样备案书、计划
要求：原件，有见证人的签字，项目监理部章和见证取样章。
2.3工程材料、构配件、设备报审记录
包含：A9《工程材料/构配件/设备报审表》，合格证，见证记录（试验委托单），复检报告
要求：
（1）监理应要求施工单位报验时将材料/构配件/设备的规格、数量填写完整，质量证明文件（合格证，见证记录（试验委托单），复检报告）齐全。
（2）合格证、检验报告、年检记录等为复印件的应清晰，便于识别，注明原件存放处，加盖供货单位原章。
（3）要求施工单位对进场的材料/构配件/设备做出自检结论。监理审查的意见应明确。
（4）对不同意使用的材料/构配件/设备，应有处理意见和措施，保留记录。记录中各方的签字盖章手续齐全。
2.4检查试验记录
要求：使用A4表《报验申请表》，后附试验记录，记录中应有试验数据，记录中各方的签字盖章手续齐全。
2.5分项工程及检验批质量验收记录
要求：使用A4表《报验申请表》，监理应要求施工单位的附表齐全，附D.0.1《检验批质量验收记录》，E.0.1《分项工程质量验收记录》，要求施工单位做出自检结论，监理有验收结论，结论应明确，表述为“检查了……部位，符合……图纸、……规范的要求，同意进入下道工序/同意隐蔽”。记录中各方的签字盖章手续齐全。对工程中每个部位都要有验收记录。
2.6分部工程验收记录（长期）
要求：使用A4表《报验申请表》，监理应要求施工单位的附表齐全，附F.0.1《分部（子分部）工程质量验收记录》，要求施工单位做出自检结论，监理有验收结论，结论应明确。记录中各方的签字盖章手续齐全。
2.7单位工程验收记录（长期）
要求：使用A10《工程竣工报验单》，G.0.1-1《单位（子单位）工程质量竣工验收记录》，G.0.1-2《单位（子单位）工程质量控制资料核查记录》，G.0.1-3《单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录》，G.0.1-4《单位（子单位）工程观感质量检查记录》。要求施工单位在进行竣工工作时，必须向监理单位提出竣工报验，要求竣工验收记录中有关建设各方有验收结论，签字盖章手续齐全。
2.8缺陷与事故的处理资料
包含：B1《监理工程师通知单》，B2《工程暂停令》及处理方案、专题报告等资料，
要求：行文严谨，资料齐全，相关方的签字、盖章手续齐全。
3、 投资控制资料
3.1月付款报审与支付资料、设计变更、洽商费用报审与支付资料
要求：使用A5《工程款支付申请表》，要求施工单位报送工程量清单。B3《工程款支付证书》，由总监审批，盖项目部章。
3.2经济签证
要求：现场发生的经济签证记录中应有2名或2名以上监理人员的意见和签名，同时有建设单位的意见签名，加盖项目部章。经济签证中的数据真实准确，可附图。
3.3工程竣工结算审核意见书
要求：因该记录形成时间不确定，请监理部尽量收集。
4 进度控制资料
4.1工程暂停令和复工报审文件
要求：使用B2《工程暂停令》，A1《工程开/复工报审表》。此处为除出现重大质量、安全隐患或事故时的停复工记录之外的停复工记录由总监签署。《监理规范》第6.1.2条说明。重大质量、安全隐患或事故时的停复工记录存放在缺陷与事故的处理资料内。
4.2工程进度计划
要求：施工单位使用A4《报验申请表》，后附进度计划，监理应有审查意见。进度计划由 总监审查。
5 合同管理资料
5.1工程延期报告及审批资料
如发生工程延期可使用A7《工程临时延期申请表》、B4《工程临时延期审批表》、B5《工程最终延期审批表》，由总监签署，盖章。
5.2费用索赔报告及审批资料
如发生索赔时间可使用A8《费用索赔申请表》，B6《费用索赔审批表》，由总监签署，盖章。
5.3合同争议、违约报告及处理意见
要求：保留相关记录
5.4合同变更材料
要求：指施工合同的变更文件，保留相关记录。
6 其它文件
（四）监理部管理文件
1、 贯标文件：质量手册，程序文件
2 、公司内部文件：公司规章制度，发布的红头文件，会议纪要，通知等
3 、 规范标准：国标、行标规范、规程，技术书籍、杂志，图集
4 、 天翰简讯
5 、其它文件
三、监理文件的立卷
1、使用公司统一的案卷封面，卷内目录，内封面，备考表，背贴。按照公司《技术档案管理办法》填写相应内容。
2、监理资料装在档案盒内。
四、监理文件的日常管理
1 、监理文件必须及时整理、真实完整、按照公司《监理资料整理规定》进行有序分类。
2、 监理文件的管理实行总监理工程师负责制，总监指定专人具体实施。
2.1监理文件采用“谁监理，谁验收，谁负责”的管理原则。“专人”不是指在监理部内有1名专名收集、整理资料的监理员，而应按照管理原则由具体实施人收集、整理资料。
2.2总监应把及时收集资料作为一项重要内容，明确监理部各成员的责任，定期检查，讲评档案的收集情况。
2.3专业监理工程师负责本专业有关监理文件的收集、汇总及整理。总监应按专业分别落实，明确时间，保证重要的文件及时收集到位。
2.4监理人员应定期向总监汇报监理文件情况，总监在检查监理人员工作时，也应检查其负责的监理文件的收集内容及整理质量。
2.5按文件的质量要求加强对施工文件的监理，必须要求施工文件和工程进度同步进行。在第一次工地例会上应明确不存在资料后补现象。
2.6监理文件的管理工作要加强与业主的沟通，争取业主的理解和支持。
3、 监理文件的整理应与工程进度保持一致，在各阶段监理工作结束后及时整理归档。
4、 监理文件的编制及保存按下列规定执行。
4.1每类文件应编制相应的台帐。
4.2监理人员要认真审核自身形成的文件和建设、施工等单位形成的文件，不得接收经过涂改或过期补办的文件，对于手续不全、描述不清或未按程序报送的文件应退回，要求重报。
4.3各监理部应做好监理文件的保存工作，避免损坏、污染或丢失。
五、监理资料归档
1、时间要求
1.1各项目监理部应当在质量评估报告提出之日15天内将编制好的工程监理资料向公司移交，归档。
1.2停建、缓建或解除监理合同的工程，项目监理部应在撤出现场15天内将编制好的工程监理资料向公司移交。
2、质量要求：监理资料齐全、系统、完整；内容真实、准确地反映工程监理活动；监理文件已整理立卷，立卷符合规定；资料签章手续完备。
3、数量要求：项目监理部应向公司监理移交1套完整资料，如建设单位有特殊要求应根据建设单位要求准备相应资料。
4、交接：项目监理部向公司移交监理文件时，应编制移交清单，双方签字、盖章后交接。
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