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用Excel做台账表,应该遵守十大设计原则,否则有苦头吃

台账表,也叫流水账表,明细记录表。其实就是维度建模里的事实表。事实表中的每一行对应一个业务事件,每行中的数据是一个特定级别的细节数据,称之为粒度。我们一定要牢记,建立事实表时使用统一的细节级别,也就是确保每一行有相同的粒度。


那么如果用Excel做台账表应该遵守什么样的设计规则呢?

  1. 使用插入表格功能创建新表格。使用插入表格做的好处是表会根据输入的内容自动扩展,而且你基于此表的图表会随着你输入内容的变化,自动更新,如下动态图展示:
  1. 同一工作表仅存放一张表格。不要在同一张表里放几张表格,这样的话对于数据的清洗和整合不利,而且也不利于你管理数据。
  1. 同一类型数据尽量在一张表格保存。我们要尽量将来源于同一个业务过程的底层度量结果存储于一个事实表中,因为度量的数据量巨大,所以不应该为满足多个组织功能的需要而将这些数据存放在多个地方。这一点是很多公司都会犯的大忌!特别是线下台账表,因为数据放在不同地方,各种情况都可能出现,不可避免的出现“李逵和李鬼”,然后你得花时间整理辨别,甚至无法知道哪个是对的。
  1. 表格命名规范,有规律。比如我们可以用这种结构 订单_3月份_北京,这样就非常有规律,非常有利于你管理数据。
  1. 避免多行标题,多列标题。
  1. 避免合并单元格表是数据库的概念,每一行都是一条记录,每一列都是对应一个字段,不允许有合并的单元格。
  1. 各记录空间不要有空行,不要有小计、合计和总计行。记录的是原始业务数据,而度量计算都不宜在原始数据上体现,POWER BI里有各种各样的聚合功能。
  1. 请勿使用中国式斜线表头
  1. 同一列数据应存放同一数据类型数据,这个是用Excel做数据源出现的最多的问题,我们应该要限定数据类型,是数字,日期,还是文本,一列数据只能允许有一种数据格式。另外对于序列填充的限定也很重要,我们要用好数据验证这个功能,限定每一列数据的输入格式和内容,非常非常重要!
  1. 需要通过计算得出结果的单元格请尽量使用公式,而非直接填列计算结果。

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